Dashboard, smarte Widgets und erweiterte Ansichten – Digital Cleaning (2024)

Bisher konnte die Startseite nur in geringem Umfang konfiguriert werden. Das hat sich seit Version 2.8 geändert. Jetzt gibt es zahlreiche Filtermöglichkeiten, in die auch die benutzerdefinierten Felder einbezogen werden können. Dazu haben neue Widgets für die Startseite Einzug gehalten. Damit erhält man eine kleine Steuerzentrale, die alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Verfügung stellt.

Widgets mit unterschiedliche Ansichten

Lange Zeit konnten auf der Startseite nur tabellarische Ansichten von Dokumenten angezeigt werden, die z. B. den Tag „Eingang“ erhalten hatten. Nun ist es möglich, alle Ansichtsformen – Kacheln, Thumbnails und Tabellen – als Mix auf dem Dashboard zu vereinen. Das kann beispielsweise so aussehen:

Es können beliebig viele Abschnitte eingeblendet werden, die sich per Drag and Drop an die gewünschte Stelle ziehen lassen:

Beim Klick auf „Alle anzeigen“ bleiben Filter und Ansichtsform erhalten:

Auch das Einblenden von zusätzlichen Informationen – z. B. von Werten in benutzerdefinierten Feldern – ist nun möglich:

In diesem Beispiel existiert ein benutzerdefiniertes Feld mit der Angabe des Zahlungsziels. Wenn man nun Rechnungen auf der Startseite einblendet, erkennt man sofort, bis wann diese beglichen werden müssen. Die Feldbezeichnung (hier: „Zahlungsziel“) erscheint, wenn man mit dem Mauszeiger über dem Wert schwebt. Es können auch mehrere benutzerdefinierte Felder angezeigt werden. Damit kann man etwa die Anzahl der vergebenen Tags schlanker halten. Eventuell nimmt man für „muss noch erledigt werden“ nun ein benutzerdefiniertes Feld und erspart sich so den entsprechenden Tag.

Erweiterte Ansichten

Die Konfiguration der Ansichten erfolgt wieder über die „gespeicherten Ansichten“ (zu finden unter „Einstellungen“, oberer Reiter „gespeicherte Ansichten“). Das Menü für diese Ansichten ist nun aber deutlich erweitert worden:

Neben Namen, Ort (Startseite und/oder Seitenleiste), Anzahl der Dokumente sind nun neu dabei die Ansichten (Tabelle, kleine Karten, große Karten) und die Felder (einschließlich der benutzerdefinierten Felder).

Die einzelnen Felder lassen deaktivieren und in ihrer Reihenfolge verändern. Man sieht also bei jeder Ansicht nur jene Informationen, die man auch zu sehen wünscht. Diese Funktion ist besonders nützlich für die Tabellenansicht – nun kann man die Art der Spalten und deren Anordnung individuell definieren:

Damit lassen sich auf der Startseite auch unterschiedliche Tabellen zu den gleichen Dokumenten gestalten. Beispielsweise kann Tabelle A die „Wiedervorlage“-Dokumente mit zahlreichen Spalten zu Korrespondent, Speicherpfad und Dokumententyp aufweisen. Tabelle B hingegen listet die gleichen Dokumente nur mit der Spalte „Zahlungsziel“ auf, so dass dieses besser ins Auge fällt:

Smarte Ansichten definieren

Die Speicherung einer Ansicht geschieht auf recht einfachem Weg in der Dokumentenansicht:

Dort können die bereits definierten Ansichten als „Schnellfilter“ dienen. Ein Klick auf den Namen einer Ansicht – und schwupp sind nur noch die betroffenen Dokumente zu sehen. Mit „Speichern als …“ wird eine neue Ansicht eingerichtet, deren Darstellung für das Widget man – wie im vorhergehenden Abschnitt beschrieben – in den Einstellungen definieren kann.

Im einfachsten Fall wählt man beispielsweise den Tag „Wiedervorlage“ aus, erhält die 3 damit versehenen Dokumente angezeigt, speichert diese Ansicht und konfiguriert sie später, falls man eine bestimmte Darstellung auf der Startseite wünscht. Soll die Ansicht nicht auf der Startseite erscheinen, so kann der letzte Schritt übersprungen werden.

Sonderfilter: Datumsbereiche

Erweitert wurde auch die Datumssuche bzw. die Eingrenzung der Dokumentenfilterung innerhalb bestimmter Zeitspannen:

Neben einem Datumspicker für genaue Angaben gibt es Vorlagen, mit denen durch einen einzigen Klick die Anzeige etwa auf Dokumente begrenzt wird, die in den letzten 7 Tagen ausgestellt wurden. Nützlich ist auch die Definition einer zeitlichen Grenze in beiden Richtungen. In anderen Programmen kann man oft nur suchen „innerhalb der letzten 6 Monate“, obwohl man weiß, dass die letzten Wochen gar nicht in Frage kommen. Bei Paperless-ngx kann man nun eingrenzen etwa vom 1. 1. 2024 bis 28. 2. 2024 (obwohl gerade der 15. 5. 2024 ist).

Metadaten ein- und ausblenden

Verbessert wurde auch die Möglichkeit, Informationen ein- und auszublenden, was die Übersicht deutlich erleichtert. Der Button „Anzeigen“ weist nun auch die benutzerdefinierten Felder auf.

Kombinierte Filter

Filter lassen sich auch kombinieren. Diese Kombinationen lassen sich wiederum als Ansichten speichern, so dass später auch komplexe Vorgänge mit einem einzigen Klick abgerufen werden können. Im folgenden Beispiel wurde der Filter „Tag = erledigen“ um den Datumsfilter „die letzten 7 Tage“ ergänzt. Auf diese Weise werden statt der 5 Dokumente, die mit „erledigen“ gekennzeichnet wurden nur jene 3 angezeigt, die in der vergangenen Woche hinzugefügt wurden:

Weitere Neuerungen

Suchfunktion

Die Suchergebnisse werden nun in der Resultatliste in Kategorien aufgeteilt und mit kleinen Symbolen gekennzeichnet:

Direkt aus der Liste heraus lassen sich für einzelne Resultate die Funktionen „Download“, „bearbeiten“ oder „zeige passende Dokumente“ auswählen:

Flotte Tastenkürzel

Mit Shift+“?“ erhält man eine Liste der aktuellen Tastenkürzel (soll noch erweitert werden). Die Aktionen verlaufen blitzschnell: Ist man beispielsweise in der Dokumentenansicht und drückt den Buchstaben „s“, wo wird auf der Stelle das umfangreiche Einstellungsmenü aufgerufen usw.

Weitere Shortcuts lassen sich im Bearbeitungsmenü einblenden:

Verlauf

Neu ist der Bereich „Verlauf“ im Bearbeitungsmenü. Dieser zeigt chronologisch alle Vorgänge an, die mit dem betreffenden Dokument durchgeführt wurden:

Statistikfunktionen

Der Statistikbereich zeigt nun auch die letzte ASN an:

Was oft übersehen wird: Mit Klick auf die Ziffern bei Tags, Korrespondenten usw. erhält man eine Liste des jeweiligen Felds.

Systemstatus

Schon etwas länger dabei, ist aber etwas unscheinbar untergebracht: Einstellungsmenü, rechts oben – damit kann man den jeweiligen Systemstatus abrufen:

Neue Kombination von Nextcloud und Paperless-ngx

Für die neueste Nextcloud-Version wurde eine Erweiterung vorgestellt, die ganze Ordner oder Einzel-Dokumente aus der Nextcloud an Paperless-ngx übergibt. Man erhält eine zusätzliche Dateien-Aktion:

Der Zeitgewinn ist nun nicht besonders groß. Kann aber ab und zu ganz nützlich sein, wenn man etwa via Nextcloud-Talk oder über einen Sharefolder eine Datei erhält, die man in sein Paperless-ngx-Archiv aufnehmen möchte. Umfangreicher, sogar mit Multiuser-User-Betrieb zwischen beiden Systemen hat dies Moritz von Pathconnect eingerichtet. Einen Teil meines Nextcloud-Archivs hoste ich dort – es lohnt sich, einmal seinen Blog-Beitrag durchzulesen.

Bisherige Teile der Paperless-ngx-Serie:
Teil 1: Ausführlicher Überblick
Teil 2:
Teil 3: consume-Ordner – Einsatz von Scannern
Teil 4: Speicherpfade konfigurieren
Teil 5: Installation auf dem Raspberry Pi
Teil 6: Neue Funktionen in Version 2
Teil 7: Dokumente unterwegs über das eigene Modem abrufen
Teil 8: Exportfunktion nutzen
Teil 9: Update durchführen
Teil 10: Das Rundum-sorglos-Backup
Teil 11: Mail-Abruf mit vielen Extras
Teil 12: Mein Alltag mit Paperless-ngx
Teil 13: Ein Quanten-Code für das Papier-Archiv
FORUM für Fragen eröffnet
Teil 14: Automatisierte Ablage auf Speicherpfaden
Teil 15: Neue Funktion für das Verbinden und Trennen von Dokumenten
Teil 16: Dashboard, smarte Widgets und erweiterte Ansichten